매년 초가 되면 회계부서에서는 근로자들은 연말정산 서류 준비를 서두르고, 회사에서는 근로자들의 연말정산에 바빠진다. 회사에서 연말정산과 관련하여 세무서에 제출하여야 할 서류에는 어떤 것이 있을까? 연말정산 과정에서 혹 빠뜨리는 서류들은 없는지 한번 살펴보자.
원천징수이행상황신고서(소령 §185)
원천징수의무자는 원천징수한 소득세를 다음달 10일까지 납부서와 함께 금융기관 등에 납부하고, 원천징수이행상황신고서를 관할 세무서장에게 제출하여야 하며, 과세미달 등 원천징수세액이 없는 자에 대한 지급액도 신고서에 포함하여 제출하여야 한다.
이자소득, 배당소득, 법인원천에 해당하는 소득을 지급하거나 저축해지 추징세액 및 연금저축해지가산세를 징수한 원천징수의무자 및 비거주자 또는 외국법인에게 국내원천소득을 지급한 원천징수의무자는 반드시 원천징수이행상황신고서(부표)를 작성하여 신고하여야 한다.
근로소득지급명세서
1) 제출의무자 (소법 §164)
소득세 납세의무가 있는 개인에게 근로소득을 국내에서 지급하는 자는 근로소득지급명세서를 제출하여야 한다.
소득세 납세자의무가 있는 개인에게 근로소득을 지급하는 자에는 개인(비사업자 포함), 법인, 소득세법 제127조 제2항에 따라 소득의 지급을 대리하거나, 그 지급 권한을 위임 또는 위탁받은 자 및 제150조에 따른 납세조합, 소득세법 제7조 또는 법인세법 제9조에 따라 원천징수세액의 납세자를 본점 또는 주사무소의 소재지로 하는 자와 부가가치세법 제8조 제3항 및 제4항에 따른 사업자단위과세사업자를 포함한다.
2) 제출기한 (소법 §164)
근로소득지급명세서의 제출기한은 그 지급일이 속하는 과세기간의 다음연도 3월 10일까지이다. 원천징수 관할 세무서장에게 제출하여야 한다. 다만, 원천징수의무자가 휴업 또는 폐업한 경우에는 근로소득지급명세서를 휴업일 또는 폐업일이 속하는 다음다음 달 말일까지 제출하면 된다.
다음에 해당하는 경우에도 다음 연도 3월 10일까지 지급명세서를 제출하여야 한다.
첫째, 원천징수 의무자가 12월분 근로소득을 2월말까지 지급하지 아니한 경우
둘째, 법인이 이익 또는 잉여금의 처분에 따라 지급하여야 할 상여로서, 그 처분이 11월 1일부터 12월 31일까지의 사이에 결정되어, 다음연도 2월말 일까지 그 상여를 지급하지 아니한 경우
3) 제출방법
근로소득지급명세서를 제출하는 방법에는 홈택스를 이용한 전자제출, 전산매체(CD 등)을 이용한 제출, 서면작성 제출과 같은 방법이 있다.
(1) 홈택스를 이용한 전자제출
회사에서 대부분 연말정산 업무를 전산으로 처리하기 때문에 홈택스를 이용하여 근로소득지급명세서를 제출하게 된다. 소규모 기업의 경우에도 세무회계사무실에 대부분 의뢰하여 처리하기 때문에 근로소득지급명세서는 대부분 홈택스를 이용하여 제출하게 된다. 또한 이는 국세청에서 국세청에서 가장 권장하는 제출 방법이기도 하다. 전산으로 작업한 내용을 그대로 제출하기 때문에 오류가 발생되지 않는다.
전자제출 방법은 홈택스(www.hometax.go.kr)의 근로소득 지급명세서 제출 메뉴(신청/제출 → (근로·소득 등) 지급명세서 → 근로소득지급명세서 → 직접작성제출방식)애서 지급명세서를 작성하여 인터넷으로 제출하거나, 자체프로그램에 의하여 작성한 전산파일을 변환방식으로 제출하면 된다.
지급명세서 전자제출에 의한 세액공제제도는 2014년 이후부터 폐지되었으므로, 전자제출에 따른 전자세출 세액공제를 받을 수는 없다.
(2) 전산매체(CD 등)을 이용한 제출
자가 사용 프로그램으로 자료를 입력한 전산매체를 제출하고자 하는 경우에는 「지급명세서 전산매체 제출요령」에 따라 프로그램을 개발하여 지급명세서를 전산매체로 작성하여 제출하면 된다.
원천징수이행상황신고서는 지점별로 제출하고, 본점 및 지점분의 근로소득지급명세서를 전산매체로 일괄하여 제출하고자 하는 경우에는 전산매체에 제출자(A레코드), 원천징수의무자(B레코드)를 정확히 입력하여 지급명세서와 원천징수이행상황신고서 간의 불일치로 인한 오류자료가 발생하지 않도록 각별히 주의하여야 한다.
(3) 서면작성 제출
직전 과세기간에 제출한 지급명세서의 매수가 50매 미만인 사업자 또는 상시 근무하는 근로자의 수(매월 말일의 현황에의한 평균 인원 수)가 10명 이하인 사업자는 자가 지급명세서를 서면으로 작성하여 제출할 수 있다. 이 경우에는 편철 단위(각 권)마다 소득자료제출집계표(원천징수사무처리규정 별지 제12호 서식)를 부착하여 제출하여야 한다.
4) 지급명세서 관련 가산세 (소법 § 81 ①, 법법 § 76 ⑦)
지급명세서를 제출하여야 할 자가 해당 지급명세서를 그 기한 내에 제출하지 아니하거나, 제출한 지급명세서가 불분명한 경우, 또는 제출된 지급명세서에 기재된 지급금액이 사실과 다른 경우에는 가산세를 부담하게 되는 경우가 있다.
지급명세서를 제출하지 아니한 경우의 가산세의 부담은 지급금액 또는 불분명하거나 사실과 다른 분의 지급금액의 100분의 2에 상당하는 금액이다. 가산세 부과액은 5천만원(중소기업이 아닌 경우 1억 원) 한도로 하되,
다만 고의적으로 위반한 경우에는 한도 규정을 적용하지 않도록 되어 있다. 지급명세서가 불분명한 경우라 함은
첫째, 제출된 지급명세서에 지급자 또는 소득자의 주소·성명·납세번호(주민등록번호로 가름하는 경우에는 주민등록번호)나 사업자등록번호·소득의 종류·소득의 귀속연도 또는 지급액을 기재하지 아니하였거나 잘못 기재하여 지급사실을 확인할 수 없는 경우
둘째, 제출된 지급명세서 및 이자·배당소득 지급명세서에 유가증권표준코드를 기재하지 아니하였거나, 잘못 기재하여 유가증권의 발행처를 알 수 없는 경우
셋째, 제출된 지급명세서에 이연퇴직소득세를 기재하지 아니하였거나 잘못 기재한 경우. 이 경우에는 지급 후에 그 지급받은 자의 소재가 불명된 것이 확인된 금액은 불분명한 금액에 포함하지 아니하는 것으로 한다.
기부금명세서 및 의료비지급명세서 전산파일 제출
기부금명세서, 의료비지급명세서 제출 대상이 있는 경우 근로소득지급명세서와 함께 원천징수 관할 세무서에 2017년 3월 10일까지 전산파일로 제출하여야 한다.
1) 제출대상자
원천징수의무자는 기부금세액공제를 적용받는 근로자의 기부내역을 전산처리하여 제출하여야 한다. 다만, 급여에서 일괄공제하는 기부금은 제출하지 아니한다.
또한 원천징수의무자는 의료비세액공제를 적용받는 해당 근로자의 의료비 지급내역을 전산처리하여 제출하여야 한다.
2) 전산파일 제출방법
홈택스를 이용하여 전자제출하거나, 기부금명세서와 의료비 지급명세서를 전산처리하여 CD 등에 저장하여 원천징수 관할 세무서에 제출한다.
전산파일을 CD 등에 저장하여 제출하는 경우, 아래의 기부금 전산매체 제출요령과 의료비 전산매체 제출요령을 참고하면 된다.
[이용방법] 국세청홈페이지(www.nts.go.kr) → 국세정보 → 국세청프로그램 → 2016년 귀속 지급명세서 전산매체 제출요령 → 기부금 전산매체 제출요령, 의료비 전산매체 제출요령
[이일화 프로필]
• 성동세무서 납세자보호담당관
• 전) 국세청 법인납세국, 서울청 징세법무국, 도봉세무서 법인납세 과장 등
• 서울시립대학교 도시계획학 석사, 경영학 석사
• 저서<부자의 습관부터 배워라> 등
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