민간사업자는 마이넘버 법에 정해진 사무 중에, 세금과 사회보험 절차에 마이넘버를 사용하게 된다. 절차로서는 종업원 및 그 가족의 마이넘버 취득과 서류에의 기재, 관계 기관에의 제출이 필요하다. 세금 관련 절차시 사례금의 원천징수표 등의 조서를 제출하기 위해 종업원 이외에 외부자의 마이넘버도 취급할 경우가 있다. 제출처는 세무서, 시읍면, 연금 사무서, 건강보험조합, 헬로워크 (직업 소개소) 이다.
민간사업자의 대응 중 사회보장분야에서는, 건강보험, 고용보험, 후생연금 같은 사회보험의 절차에서, 또한, 세금 관련 분야에서는 종업원 및 그 가족의 마이넘버를 법정 조서 등에 기재한다. 보수 등의 조서 및 부동산 관계의 조서에서는 외부자 (공연 등 강사 및 부동산의 개인 지주 등) 의 마이넘버를 기재한다. 파트 및 아르바이트가 많은 사업자나 사례금 지급이 많은 사업자 등은 취급해야 할 마이넘버가 많은 관계로, 특히 주의해서 준비해야 할 필요가 있다.
자료에서는, 사업자가 주의해야 할 포인트로 (1) 취득, (2) 이용・제공, (3) 보관・폐기, (4) 안전관리조치의 4가지에 대해 나타내고 있다. (1) 의 취득에서는 마이넘버 취득 시, 사전에 이용 목적을 특정하여 통지하거나 공표할 필요성이 있다는 것 등, 본인 확인은 위장을 방지하기 위해 마이넘버의 확인과 신원 확인을 엄격히 하는 것을 중요 포인트로서 제시하고 있다.
(2) 의 이용・제공에서는, 사원 번호 및 고객관리 번호로 이용 시, 사원 및 고객의 동의가 있더라도 불가능한 사항, 개인 번호 카드의 뒷면에 마이넘버가 기재되기는 하지만 법적으로 인정받은 경우 외에, 베끼거나 복사 등은 안된다는 것이 중요 포인트이다. (3) 의 보관・폐기에서는 불필요한 마이넘버는 폐기 및 삭제해야 한다는 규칙을 취급 담당자에게 주시시켜야 한다는 것 등을 말하고 있다.
또한, (4)의 안전관리조치에서는, 종업원이 수 명인 경우인 사업자에게 정보관리의 전자화 등 필요 이상의 대응을 요구하지 않는 것과, 종업원이 통지 카드를 분실하지 않도록 10월까지 사내에서 공지나 계시판 등으로 종업원에게 제도 개요의 정보를 제공하는 것을 중요 포인트로 제시하고 있다.
내각부 자료↓
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/pdf/kojinjigyou.pdf
제공:(주)미로쿠정보서비스
※ 다음은 일본어 원문이다.
中小企業向けのマイナンバー入門編を公表～内閣府
内閣府はこのほど、中小企業向けのマイナンバー入門編の資料をＨＰ上に公表した。マイナンバーは、今年10月から住民票の住所に簡易書留で通知され、来年１月から順次、その利用が始まるが、パートやアルバイトを含む従業員を雇用する全ての民間事業者が対象なので、個人事業主も取り扱う。この資料では、各ページのポイントを５つに絞って分かりやすく示しているので、ぜひ参考にしてマイナンバーの準備を進めていただきたい。
民間事業者はマイナンバー法で定められた事務のうち、税と社会保険の手続きでマイナンバーを使う。手続としては、従業員やその家族のマイナンバーの取得と書類への記載、関係機関への提出が必要となる。税の手続きでは謝金の源泉徴収票などの調書の提出のため、従業員以外の外部者のマイナンバーも取り扱う場合がある。提出先は税務署、市町村、年金事務所、健康保険組合、ハローワークとなる。
民間事業者の対応のうち、社会保障分野では、健康保険、雇用保険、厚生年金といった社会保険の手続きで、また、税分野では、従業員とその家族のマイナンバーを法定調書等に記載する。報酬等の調書や不動産関係の調書では、外部者（講演等の講師や不動産の個人地主など）のマイナンバーを記載する。パート・アルバイトの多い事業者や謝金の支払の多い事業者などは取り扱うマイナンバーが多くなるため、特に注意して準備を進める必要がある。
資料は、事業者が注意すべきポイントとして、(1)取得、(2)利用・提供、(3)保管・廃棄、(4)安全管理措置、の４つについて示している。(1)の取得では、マイナンバーの取得の際にはあらかじめ利用目的を特定して通知又は公表することが必要なことや、本人確認はなりすまし防止のためにマイナンバーの確認と身元の確認を厳格に行うことを、特に重要なポイントとして挙げている。
(2)の利用・提供では、社員番号や顧客管理番号としての利用は、仮に社員や顧客の同意があってもできないことや、個人番号カードの裏面にはマイナンバーが記載されるが、法律で認められた場合以外で、書き写したり、コピーを取ったりすることはできないことが重要ポイント。(3)の保管・廃棄では、必要がなくなったらマイナンバーを廃棄又は削除するというルールを取扱担当者に浸透させることなどを挙げている。
また(4)の安全管理措置では、従業員が数名といった事業者に情報管理の電子化など必要以上の取組みを求めるものではないことや、従業員が通知カードを紛失などしないように、10月までに社内報や掲示板等で、従業員への制度概要の情報提供を行うことを重要ポイントとして挙げている。
内閣府の資料は↓
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/pdf/kojinjigyou.pdf
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