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사회

[전문가칼럼] 조직 내 마찰을 줄이기 위한 적절한 대화 방법

 

 

 

(조세금융신문=송지영 프럼미 에듀 대표) 현재 조직은 베이비붐 세대, 엑스 세대, 밀레니얼 세대가 함께 어우러져 일하고 있다. 따라서 세대 간, 개인 간의 의사소통 방식들이 다르기 때문에 효과적인 의사소통을 위해 다양한 상황에서 기존 문제가 될 만한 말하기 방식을 조금 더 적절한 표현으로 대체할 필요가 있다.

 

회의 시 효율적 의사소통 방법

 

회의를 하다 보면 서로 얼마든지 의견이 다를 수 있다. 이때 감정적으로 대응하거나 상대방의 체면을 깎아내리는 발언 등을 한다면 다음 회의부터는 팀원들의 적극적인 의견 발표를 끌어낼 수 없다. 회의 시 상하 관계를 떠나 서로의 의견을 존중하며 나와 다른 반론이 제기되더라도 합리적이고 타당한 면이 있으면 수용하는 자세를 보여야 한다.

 

예시1) 회의 중 상대와 다른 나의 의견 제시하기

<부적절한 표현>

“김주임, 생각보다 영 감각이 떨어지는데. 그런 발상 너무 올드하다고 생각하지 않아요?”

 

<적절한 표현>

“현재 시장을 볼 때, 김주임의 보수적이고 안정적인 접근은 굉장히 중요한 부분이라고 생각됩니다. 그런데 지난 3년 간 영업 실적 보고서 데이터 자료를 봤을 때, 현 시점에서 과감히 승부수를 뛰어야 한다고 생각합니다.”

→ 사람에 대한 공격이 아닌 상대의 의견을 인정하며 구체적 자료 제시와 함께 나의 의견 제시

 

예시2) 남녀 편 가르는 발언 주의하기

<부적절한 표현>

“여자가 무슨 벼슬이라도 됩니까? 저번 행사에도 짐 옮기는데 빠져, 당직도 애 때문에 안 돼. 남자만 더 고생해야 하는 법 있어요? ”

 

<적절한 표현>

“육체적으로 힘든 일과 당직, 기타 업무를 각자의 상황에 맞게 조율해야 할 것 같습니다.”

→ 남녀 이중 구도적 발언 주의

 

업무 수행 시 효율적 의사소통 방법

 

업무 수행 중 팀원 간, 부서 간 업무 협조 요청 과정에서 기분 나쁜 표현으로 인해 서로 감정의 골이 깊어질 수 있다. 또한 상사의 여러 가지 업무 수행 요구가 들어왔을 때 현재 할 수 있는 정도를 명확히 말하는 것이 아닌 겉으로 표현은 안 하면서 속으로 불만이 가득하여 끙끙대는 경우도 바람직한 대처 방법은 아니다. 아래와 같은 상황에서 조금 더 효율적 의사소통 방법을 알아보자.

 

예시1) 다른 팀원의 미숙한 업무 처리 방식 개선 요청하기

<부적절한 표현>

“이번 마케팅 보고서 너무 대충 만든 것 같아요. 직관적으로 이해할 수 있게 표나 그래프로 정리를 하셔야지, 그렇게 텍스트만 써놓으니 무슨 내용인지 알 수가 없잖아요.”

 

<적절한 표현>

“이번 마케팅 보고서 만드느라 고생 많이 하셨을 것 같아요. 꼼꼼한 세부 내용들 너무 좋았습니다. 그리고 수치와 관련된 자료는 가급적 그래프나 차트를 활용해서 시각적으로 표현해 주시면 훨씬 한눈에 들어올 것 같아요. 다음 보고서 작성하실 때 요청하시면 도와드릴께요.”

→ 일방적 비난이 아닌 긍정적 평가 후 부족한 부분에 대한 의견 제시와 도울 수 있는 부분 제안

 

예시2) 상사의 여러 건 업무 수행 요구에 대응하기

<부적절한 표현>

“지금 하고 있는 업무도 많은데... 또 저에게 시키시면...”

 

<적절한 표현>

“현재 지시하신 00건과 00건을 처리하고 있습니다. 새롭게 지시하신 건과 현재 수행 건 중에서 중요도순으로 우선순위를 정해주시면 순차적으로 진행하겠습니다.”

→ 말끝을 흐리거나 우물쭈물이 아닌 여러 건 업무 지시에 대한 명확한 우선순위 요청

 

업무 보고 시 효율적 의사소통 방법

 

다음은 업무 보고 시 발생할 수 있는 부적절한 표현 방법에서 더 나은 표현 방법에 대해 알아보자. 상사에게 업무 보고 시 결론부터 간결하게 언급하며 필요하면 중간 보고를 적절히 해야 한다. 또한 두루뭉술하거나 단순히 열심히 하겠다는 추상적 대답이 아닌 구체적이고 명료하게 말해야 한다.

 

예시1) 추상적 표현이 아닌 구체적이고 간결하게 보고하기

<부적절한 표현>

“열심히 해보겠습니다.”

“좋은 모습 보여드리겠습니다.”

“현재 문제가 많습니다.”

 

<적절한 표현>

“~까지 그 일을 끝내겠습니다.”

“이번 달에는 ~퍼센트 실적을 달성해 보겠습니다.”

“조사한 바에 따르면 ~건은 3가지 문제점이 있습니다. 첫 번째 ~.”

-> 정량할 수 있는 수치로 보고

 

예시2) 적절한 타이밍에 보고하기

<부적절한 표현>

상사가 물으면 그때서야 보고 한다.

중간 보고는 생략한다.

 

<적절한 표현>

진행 내용이 바뀔 때마다 보고 한다.

문제가 생길 것 같거나 예상했던 상황이 아니라면 혼자 해결하려 하지 말고 바로 상사에게 보고 한다.

→ 진행 상황이 변했을 경우 수시 중간보고

 

이상 조직 내의 다양한 상황에서 조금 더 마찰을 줄일 수 있는 적절한 표현 방법을 알아보았다. 직장 내 인간관계에서 오는 스트레스를 줄이기 위해서는 서로 존중하는 매너있는 대화 방법이 중요하다. 직원마다 자라온 배경, 교육 환경에 따라 대화법의 격차가 있을 수 있으므로 조직 내 기본적인 대화법 가이드 라인을 만들고 교육한다면 경계에서 벗어나는 대화 매너로 다른 동료에게 불쾌감을 주는 일이 현저히 줄어들 것이다. (출처: 국립국어원 분야별 화법 분석 및 향상 방안 연구)

 

 

[프로필] 송지영 프럼미 에듀 대표
• 한국교류분석연구원 연구위원
• 한국도형심리상담학회 이사
• 한국다문화청소년협회 전문상담사
• 성균관대학교 언론정보대학원 커뮤니케이션 석사
• 저서 《도형으로 보는 성격 이야기(공저, 2019)》, 《나를 찾는 여행! 액티브 시니어!(공저,2017)》

 

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